วันศุกร์ที่ 17 สิงหาคม พ.ศ. 2555

สำนักงานอัตโนมัติ


เรื่องสำนักงานอัตโนมัติ


สาระสำคัญ


ในการจัดสำนักงานอัตโนมัติจะมีการนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาใช้ในสำนักงานเพื่อปรับปรุงเปลี่ยนแปลงและพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน ของคนในสำนักงาน ในปัจจุบันนี้จะมีเครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีเทคโนโลยีสูง พนักงานแต่ละฝ่ายในสำนักงานจะต้องมีความรู้ความเข้าใจเรื่องเครื่องมือเหล่านี้เป็นอย่างดี ส่วนมากแล้วสำนักงานอัตโนมัติที่ประสบความสำเร็จในการทำงาน สามารถบริการข้อมูลข่าวสารได้สะดวกรวดเร็วนั้น เพรามีการนำเอาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้งาน เพื่อเพิ่มขีดความสามารถของระบบสำนักงานอัตโนมัติให้สูงขึ้นนั่นเอง

จุดประสงค์การเรียนรู้

1.ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ

  1. 2.ความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติ
  2. 3.วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ
  3. 4.กลยุทธและวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
  4. 5.ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
  5. 6.ข้อเสนอแนะในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
  6. 7.สรุปข้อดีและข้อเสียของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1.ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ


สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง วิธีการนำคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานมาเชื่อมโยงกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบาย ทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค้นเอกสาร การประมวลผลข้อมูล การติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน และจัดงานนัดหมาย การประชุม และการตัดสินใจ

.jpg

2.ความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติส่วนใหญ่แล้วเป็นเรื่องของการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงาน ซึ่งมีความสำคัญกับงานต่างๆดังต่อไปนี้


2.1ความสำคัญต่อการแก้ปัญหา

การปฏิบัติงานในสำนักงานบางแห่งอาจจะมีปัญหาได้หลายอย่างด้วยกัน ปัญหา
ที่เกิดขึ้นอาจจะเป็นปัญหาเกี่ยวกับบุคลากรผู้ปฏิบัติงาน ปัญหาเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติงานที่ไม่มี
ประสิทธิภาพหรือเกิดความผิดพลาด ปัญหาเกี่ยวกับวัสดุอุปกรณ์และเครื่องมือไม่พอเพียงต่อการใช้งาน ปัญหาในด้านการสื่อสาร ปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย ค้นหาไม่พบ ฯลฯ หัวหน้าสำนักงานหรือผู้บริหารสำนักงานจะต้องคอยสังเกตปัญหาเหล่านี้และหาทางขจัดปัดเป่าไม่ให้เกิดปัญหาขึ้น หรือมิฉะนั้นก็ต้องแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นให้หมดไปโดยไม่ส่งผลกระทบทางลบต่อองค์การ อาจจะกล่าวได้ว่าการแก้ปัญหาต่าง ๆ จะแก้ที่ระบบของข้อมูล แล้วนำมาวิเคราะห์ให้เป็นไปตามเอกสารหลักฐานที่เป็นจริง

2.2ความสำคัญต่อการสร้างขวัญและกำลังใจ

พนักงานในบริษัท หรือองค์กรนั้นเกิดความภาคภูมิใจ ที่สำนักงานของตนเอง
ทันสมัย สามารถติดต่อสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็ว ผู้บริหารมีข้อมูลหลักฐานในการตัดสินใจ พนักงานมีความพึงพอใจในการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบ
การปฏิบัติงานหลายอย่างในสำนักงานจำเป็นจะต้องระดมบุคลากรมาร่วมกัน
ทำงานอย่างเข้มแข็งและบางครั้งเป็นงานที่นอกเหนือหน้าที่งานตามปกติ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ การจัดประชุมภายในและการจัดประชุมขนาดใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากทั้งจากภายในและภายนอกหน่วยงาน การจัดประชุมภายในอาจจะเกิดขึ้นได้จากการที่หน่วยงานได้แต่งตั้งให้มีกรรมการดำเนินการเรื่องต่าง ๆ และเลขานุการของคณะกรรมการต้องจัดประชุมพนักงานทั้งหน่วยงาน การจัดสัมมนาวิชาการเพื่อถ่ายทอดเทคโนโลยีของหน่วยงานผู้อื่นรับทราบ หรือเพื่อเป็นการเสนอความคิดหรือเทคโนโลยีใหม่ หน่วยงานส่วนใหญ่ไม่ได้มีแผนกหรือบุคลากรที่ทำหน้าที่จัดประชุมโดยตรง ดังนั้นจึงต้องอาศัยบุคลากรอื่น ๆ ในสำนักงานมาช่วยกันจัดการประชุมและจำเป็นจะต้องกำหนดรายละเอียดการจัดประชุมให้ครบถ้วนเพื่อให้การจัดประชุมสำเร็จลุล่วงด้วยดี

3. วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ

การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้เวลา ทรัพยากรมากมาย แต่หลายหน่วยงานก็มีความคาดหวังที่จะพัฒนาองค์กรให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติทั้งนี้เพื่อประโยชน์ดังนี้
1. เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่างๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวก เป็นระบบต่อเนื่อง มีรูปแบบที่ชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล
2. ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง
3. ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร
4. เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล และการบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ภายใต้เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่
5. เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่งขัน
6. ปรับปรุงวิถีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์หรือสำนักงานแบบเทียม (Virtual office)

4. กลยุทธ์และวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ขั้นตอนในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ จะมีขั้นตอนคล้ายคลึงกับการพัฒนาระบบสารสนเทศดังนี้
4.1 จัดสร้างแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทุกๆ ระดับ ระบุความจำเป็นเร่งด่วนและลำดับการจัดสร้าง เรียกดู แก้ไข ลบทิ้งของสารสนเทศแต่ละระดับ
4.2 จัดเตรียมแผนแม่บทให้สมบูรณ์ขึ้นโดยการกำหนดระยะเวลาข่าวสารที่จะต้องพัฒนา ผู้รับผิดชอบ งบประมาณและเป้าหมายในแต่ละขั้นตอน
4.3 จัดทำตาราง/ความเกี่ยวข้องของข้อมูลและ/กิจกรรม (function งานต่างๆ )ทั้งหมดของทุกๆ ระบบงาน (ตามแผนแม่บทพัฒนาสารสนเทศ) ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนการศึกษาภาพรวมของทั้งระบบงาน (ทั้งที่กำลังจะทำ/ยังไม่ได้ทำ) (System approach) สิ่งที่ได้จากการศึกษา คือ รูปแบบข้อมูลเชิงตรรกของระบบงานที่พึงประสงค์ (purpose logical model)ซึ่งจะแสดงออกมาโดยER Diagram, OO-Diagram, Software - Hardwareและpeopleware specification
4.4 ตัดแบ่งผังงานออกเป็นผังงานย่อยๆ ในแต่ละผังงานย่อยๆ หากยังมีระบบงานย่อยอีก ให้เริ่มพัฒนาระบบงานย่อยที่เป็นจุดสร้าง (Create) ข้อมูลเป็นอันดับต้น ส่วนการปรับปรุง เปลี่ยนแปลงข้อมูลจะพัฒนาในอันดับรองต่อๆ ไป
4.5 ทำการปรับปรุงแผนแม่บทสารสนเทศให้เหมาะสมเป็นไปได้ในเชิงการปฏิบัติ (พัฒนา) ทั้งในด้านระยะเวลา ระบบข่าวสารที่ต้องพัฒนา เวลา ผู้รับผิดชอบ และทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง
4.6 จัดเตรียมทรัพยากร บุคคล เครื่องมือ สถานที่ งบประมาณ ผู้เชี่ยวชาญฯลฯ ให้พร้อมที่จะ ตอบสนองการทำงานพัฒนาระบบข่าวสารหนึ่งๆ ณ ช่วงเวลาหนึ่งๆ (ที่ระบบข่าวสารนั้นต้องการ)
4.7 ดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสาร ฝึกอบรมบุคลากรจัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ พัฒนา-ทดสอบ-แก้ไข โปรแกรม
4.8 ปรับปรุงแก้ไขระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน/ปรับปรุงโครงสร้างองค์กร(ถ้าจำเป็น)
4.9 พิจารณาปรับเปลี่ยนระบบงานเก่าสู่ระบบงานใหม่
4.10 ประเมินผลการปฏิบัติงานของระบบข่าวสารที่พัฒนาและตรวจวัดประสิทธิภาพเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ (Requirement base line) ที่กำหนดไว้
4.11 ยุติโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศระยะนั้นๆ (phase) พร้อมรายงานผลต่อผู้บริหารหน่วยงาน
4.12 พิจารณาดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารระยะต่อไป ตามแผนงานที่กำหนดไว้
4.13 เมื่อสิ้นสุดทุกๆ ระบบข่าวสารตามแผนงานแล้ว ให้บันทึกสรุปผลการดำเนินการ การบรรลุวัตถุประสงค์รวมของทุกๆระบบต่อเป้าหมายรวมขององค์กร เช่น การลดค่าใช้จ่าย การเพิ่มผลผลิต การขยายศักยภาพในการแข่งขันฯลฯ
4.14 ปรับปรุงและบำรุงรักษาระบบข่าวสารต่างๆ ให้คงสภาพในการปฏิบัติงานให้บริการได้อย่างมี ประสิทธิภาพต่อเนื่องยาวนาน
4.15 ประเมินผลค่าใช้จ่าย ผลประโยชน์ ประสิทธิภาพของระบบข่าวสารทุกๆ ระยะ (เช่นทุก 1 ปี) เพื่อตัดสินใจว่าจะต้องปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมและยกเลิกระบบข่าวสารใดบ้าง ทั้งนี้เพื่อให้องค์กรสามารถใช้งานระบบข่าวสารอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตอบสนองวัตถุประสงค์ขององค์กรได้ดีตลอดไป

5.ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบปัญหาในหลายเรื่องเนื่องจากต้องใช้เทคนิค วิธีการหลากหลายในการพัฒนา และใช้งานร่วมกันแบบผสมผสาน พอสรุปประเด็นแห่งปัญหาเพื่อเป็นข้อพิจารณาแก่ผู้พัฒนาระบบในการดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติดังนี้

5.1. การจัดซื้อซอฟต์แวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุกๆเรื่อง หรืออาจใช้วิธีเลือกจัดหาซอฟต์แวร์เฉพาะเรื่องที่มีผู้พัฒนาอยู่แล้วมาใช้งาน เช่นโปรแกรมประชุมทางไกล (eg.Proshare) ซึ่งจะมีข้อดีในด้านเวลา ค่าใช้จ่าย ตลอดจนประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์ จะดีกว่าการเลือกพัฒนาเอง แต่ข้อเสียที่พบคือหากมีโปรแกรมจัดซื้อมากมายในหลายเรื่อง การใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัส สัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ ต่างกัน เป็นต้น

5.2. ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดจากที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ

5.3. การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่องตลอดเวลาล

5.4. ยังไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol) เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูลฯลฯ ผู้อื่น/หน่วยงานภายนอกที่ต้องติดต่อด้วยอาจใช้มาตรฐานต่างกัน

5.5. ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพและเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป

5.6. ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ หมายถึงค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น (กรณี Virtual - Office Automation)

5.7. การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย

5.8. การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา อัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น ทั้งการตัดคำ การพิจารณาคำผิดฯลฯ

5.9. ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการแต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ แตกต่างกันไป ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกันหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ

6. ข้อเสนอแนะในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ


จากข้อปัญหาที่มักจะพบในการพิจารณาระบบสำนักงานอัตโนมัติเพื่อแบ่งเบาข้อปัญหาข้างต้นจึงควรพิจารณาแนวทางในการพัฒนาให้ดังนี้1.เลือกซื้อซอฟต์แวร์หรือพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งสามารถใช้งานได้บนระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติการและระบบฮาร์ดแวร์ (Platform)ได้หลากหลาย2..ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ที่จะพัฒนาจะต้องเสียค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ควบคุม (Runtime) หรือไม่ เนื่องจากหน่วยปฏิบัติการอาจมีหลายจุดติดต่อ การเลือกซื้อ/พัฒนาซอฟต์แวร์สำนักงานอัตโนมัติโดยปราศจากค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะเป็นการบรรลุวัตถุการประหยัดในระยะยาวที่แท้จริง ในปัจจุบันมีภาษาโปรแกรมภาษาใหม่ๆ ที่ส่งเสริมความสามารถด้านนี้ เช่น JAVA, VB.Net เป็นต้น 3. ควรมีเทคนิค/โปรแกรม ช่วยการพัฒนาระบบงาน (CASE-Tool) เพื่อช่วยในการสร้างต้นแบบระบบ สำนักงานอัตโนมัติ ทั้งนี้เพื่อให้ตอบสนองความต้องการและจัดการกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป ตัวอย่างของโปรแกรมช่วยการพัฒนาระบบงานได้แก่ ROSE-UML, CAFE-UML

7. สรุปข้อดีและข้อเสียของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ในการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจะมีทั้งผลดีและผลเสีย ซึ่งผู้บริหารจะต้องพิจารณาผลประโยชน์ที่จะได้รับเมื่อตัดสินใจดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติแล้ว จะต้องพยายามตระหนักถึงปัญหา และหาทางแก้ไขไว้ล่วงหน้า ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินการบรรลุวัตถุประสงค์ได้ผลสำเร็จ ภายใต้เวลา ทรัพยากร งบประมาณ และหมายกำหนดการของหน่วยงาน
ข้อดี- ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร - เพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล ข่าวสารของหน่วยงาน - ลดขั้นตอน/เจ้าหน้าที่ในการจัดทำสืบค้น สำเนาและการทำลายเอกสาร - ลดภารกิจในการเดินทางไปประชุมด้วยวิธีการเดิมมาเป็นการประชุมฝ่ายคอมพิวเตอร์ เป็นต้น - ลดปัญหาการจัดทำจัดเก็บเอกสารซ้ำซ้อนโดยใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร (Paperless office/Turn around documentation) - สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว - ป้องกันการทุจริต - ช่วยสอบทานเอกสาร การปฏิบัติงานได้โดยง่าย
-ได้ข้อมูลรวดเร็วทันต่อความต้องการ - ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น - เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
ข้อเสีย - การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องเกี่ยวข้องกับบุคคล/หน่วยงาน หลายฝ่าย การประสานงานประสานข้อมูล ประสานข้อตกลงต้องใช้เวลา และความพยายามในการกำหนด เปลี่ยนแปลงแก้ไขให้ยอมรับ โดยส่วนรวมค่อนข้างยากและใช้เวลา - การพัฒนาระบบงานต้องใช้เวลาอันยาวนาน ซึ่งเทคโนโลยีซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์เปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลา - ต้องใช้เงิน งบประมาณ ทรัพยากรต่างๆ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน อาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อ สถานภาพการเงิน แรงงานของหน่วยงานได้ - ข้อมูลที่รวมไว้เป็นหมวดหมู่ และบางส่วนกระจัดกระจายไปอยู่ที่หน่วยต่างๆ (Distributed database) เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงความลับ การควบคุม ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในขั้นตอนการออกแบบ และกระทั่งขั้นตอนการปฏิบัติงานประจำ

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น